Alternativen zum Excel-Export in der Sage 100

Viele Anwender der Sage 100 übernehmen sehr häufig Daten aus der Sage 100 ins Excel und haben dazu den Excel-Button aus der Druckvorschau aus der Druckvorschau genutzt. Mit den neuen Masken in den Stammdatenbereichen bzw. den Auskünften stellen sie jedoch fest, dass die Übergaben eine Vielzahl von Leerspalten in Excel und auch die Angaben zu Filtern und Seitennummern beinhalten. Die Listen entsprechen dann dem Ausdruck, jedoch ist eine Weiterverarbeitung der Daten in Excel nicht ohne umfangreiche Formatierungsarbeiten möglich. Stellt sich nun also die Frage, welche Alternativen kann man nutzen, um mit den Auskunftsdaten in Excel weiter  arbeiten zu können..

Excel-Übergabe von Auswertungen

Die Auswertungen in der Sage 100 sind in der überwiegenden Mehrheit Access-Berichte. Daher können Sie aus der Druckvorschau heraus eine Übergabe in Excel vornehmen. Die Auswertungen sind im Aufbau festgelegt und können im Standard nicht erweitert und die Spaltenreihenfolge verändert werden.

Beispiel: Offene Vorgänge

Die Übergabe in Excel erfolgt über den entsprechenden Button in der Symbolleiste:

Mit der Übergabe wird ein Dateiname und Ablageort vorgeschlagen. Nach dem Speichern öffnet sich automatisch Excel (beachten Sie die Taskleiste) und die Daten werden angezeigt:

In diesen Auswertungen sind keine Zwischensummen und keine Beleginformationen (Name der Auswertung, Mandantenname, Seitennummern) vorhanden.

Datenübergabe aus den neuen Stammdatenmasken und Auskünften

Mit den neuen Stammdatenmasken und den neuen Auskunftsdialogen ergeben sich auch weitere Möglichkeiten in der Übergabe der Daten aus der Sage 100. Sie können in den Stammdaten und Auskünften die Anzeige der Spalten und die Reihenfolge der Spalten verändern. Über Filter können Sie die Daten nach eigenen Wünschen selektieren und die Sortierreihenfolge schon am Monitor festlegen.

Über das Burger-Menü in den Stammdaten oder Auskünften wählen Sie die Option Listendruck/-export. Es erscheint die Druckvorschau:

Beispiel Adressenliste:

Der Listenaufbau entspricht der Anzeige am Monitor. Filter, Spaltenauswahl und Reihenfolge werden in den Ausdruck übernommen.

Über den Button Dokument exportieren können Sie die Exportformate festlegen:

Während die meisten Exportformate auch die Zwischensummen, Beleginformationen (Filtereinstellungen, Überschriften, Seitennummern…) aus der Druckvorschau übernehmen, können Sie mit dem Exportformat CSV-Datei (nur Daten) die reinen Auskunftsdaten in eine Datei übernehmen und diese dann ggf. auch in Excel weiterbearbeiten. CSV-Dateien können Sie problemlos in Excel öffnen:

Übergaben in XLSX-Dateiformat würde ich nicht empfehlen, da eine Vielzahl von Leerspalten  und auch die Überschriften vorhanden sind:

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