Einstellungen zu Einmalkunden und deren Übergabe in das Rechnungswesen

In 2 Blogeinträgen habe ich  das Thema der Einmalvorgänge in der Sage 100 behandelt. Zum einen ging es um die Einmalvorgänge in der Warenwirtschaft und zum anderen um  das Buchen von Einmalvorgänge im Rechnungswesen. Nun erhielt ich eine interessante Anfrage zu Einmalvorgängen, die in der Warenwirtschaft angelegt wurden und auch vollständig auf der OP-Liste im Rechnungswesen dargestellt werden sollen.

Die Problemstellung

Die Thematik stellt sich nur, wenn Sie eine Anlage der Einmaladresse in der Warenwirtschaft vornehmen, da bei der Adressanlage während der Buchung die Matchcode-Abfrage durch das Programm vorgenommen wird.

Sie erstellen für einen Einmalkunden in der Warenwirtschaft eine Rechnung. Die neu angelegte Adresse wird mit der Übergabe in das Rechnungswesen in den Adressenstamm übernommen. Auf der Liste der Offenen Posten steht die Kontokorrentnummer des Einmalkunden und als Matchcode der Kundennummer „Diverse“. Was kann man tun, damit der Matchcode der Adresse des Einmalkunden auch auf der OP-Liste steht?

Die bisherige Verfahrensweise ist:

Sie geben in der Warenwirtschaft eine Adresse an und übergeben die Rechnung an das Rechnungswesen:

Auf der OP-Liste wird diese Rechnung beim Kunden D400000 mit dem Matchcode Diverse angezeigt (= Matchcode beim Einmalkunden D400000).  Eine Unterscheidung, wer es nun genau ist, kann man nicht erkennen:

Die Lösung

Während man bei der Erfassung einer Einmaladresse bei der OP-Eingabe im Rechnungswesen nach dem Matchcode zur neuen Adresse gefragt wird, fehlt diese Abfrage in der Warenwirtschaft. Ein nachträgliches Bearbeiten der Adresse im Adressenstamm ist zwar möglich, doch wenig praktikabel. Betrachten wir daher die Möglichkeiten schon bei der Erfassung in der Warenwirtschaft und ändern  das Layout der Belegerfassung:

Über die Änderung des Layouts können Sie sich das Feld für den Matchcode in den Erfassungsbereich hineinziehen:

              

Im Bereich Ausgeblendete Elemente finden Sie das Feld Matchcode Einmalkunde. Ziehen Sie das Feld in den Adressbereich. Wenn Sie nun eine neue Einmaladresse eingeben, so befüllen Sie das Feld Matchcode Einmalkunde. Diese Eingabe wird  bei der Übergabe ins Rechnungswesen mit übergeben und ist dann auf der OP-Liste zu finden

Unter der Debitorennummer des Einmalvorganges finden Sie nun den Matchcode in der entsprechenden Spalte.

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