Gutschriften und Stornorechnungen

In diesem Blogeintrag möchte ich Ihnen das Thema der Gutschriften und Stornorechnungen in der Sage 100 genauer erläutern. Einige Kunden stellen mir die Fragen: Wann mache ich was und wo liegt eigentlich der große Unterschied zwischen einer Gutschrift und einer Stornorechnung.

Wer kennt nicht den umgangssprachlichen Ausdruck  „schicken sie mir die Ware zurück und ich erstelle Ihnen eine Gutschrift“ – doch ist hier wirklich eine Gutschrift angebracht?

Für die Betrachtung der Unterschiede zwischen einer Gutschrift und einer Stornorechnung ist es wichtig, die Gleichgewichtsstatistik eines Verkaufsvorganges zu betrachten. Die Gleichgewichtsstatistik betrachtet einen Vorgang in 3 Stufen:

  • beauftragt
  • geliefert
  • berechnet

Fast jeder Beleg der Warenwirtschaft löst in dieser Gleichgewichtsstatistik etwas aus. In dieser Statistik geht es nur um Artikelmengen und nicht um Preise. Eine Auftragsbestätigung löst „beauftragt“ aus, ein Lieferschein „geliefert“ und eine Rechnung „berechnet“. Sind die Artikelmengen gleich bzw. geliefert und berechnet größer als beauftragt, so wird je nach Einstellung in den Mandantengrundlagen ein Verkaufsvorgang auf erledigt gesetzt.

Wann schreibt man Stornorechnungen?

Eine Stornorechnung sollten Sie dann erstellen, wenn die Waren auch mit einem Rücklieferschein zurückgenommen wurde. Mit dem Rücklieferschein wird der eventuell bereits abgeschlossene Verkaufsvorgang wieder geöffnet und die Menge Geliefert reduziert. Eine Stornorechnung wird die Menge Berechnet im Vorgang vermindern. Der Vorgang ist weiterhin geöffnet, da die beauftrage Menge größer als die gelieferte und berechnet Menge ist. Das bedeutet für Ihren Verkaufsprozess, dass eine erneute Lieferung und neue Rechnung den Vorgang wieder schließen kann.

Die Stornorechnung löst keine Rücklieferung aus. Sie benötigen dazu einen Rücklieferschein.

Um eine Stornorechnung erstellen zu können, benötigen Sie einen Vorbeleg – in der Regel wird es eine erstellte Rechnung sein. Kopieren Sie diese Rechnung und löschen Sie die Positionen oder Mengen heraus, die nicht storniert werden sollen. Wenn Sie die Stornorechnung speichern wird der Offene Posten im Rechnungswesen um die Stornorechnung gemindert..

Wenn Sie die Stornorechnung auf Basis eines Rücklieferscheins erstellen, so wird ein neuer Offener Posten (negativ) im Rechnungswesen aufgebaut. Die Buchung einer Stornorechnung erfolgt deckungsgleich wie eine Rechnung – nur mit einer negativen Zahl.

Eine Stornorechnung kann nicht mit einem Datum erstellt werden, welches vor dem Datum  der Rechnung in diesem Vorgang liegt. Sie können ggf. die Stornorechnung nicht speichern.

Wann schreibt man Gutschriften?

Eine Gutschrift erstellen Sie, wenn die bereits gelieferte Ware beim Kunden bleibt und Sie nur eine Reduzierung des Preises vornehmen wollen. In der Gleichgewichtsstatistik des Vorganges wird mit einer Gutschrift nichts ausgelöst. Diese Gutschrift wirkt sich im vollen Ausmaß auf den Roherlös aus, da ja die Artikel beim Kunden bleiben und nur der Verkaufspreis reduziert wird. Der Verkaufsvorgang wird mit einer Gutschrift nicht wieder eröffnet und kann mit einer Gutschrift auch nicht geschlossen werden.

Auch eine Gutschrift erfordert bei der Erstellung immer einen Vorbeleg. Ist dieser Vorbeleg keine Rechnung, so wird im Rechnungswesen ein neuer Offener Posten angelegt. Wird die Gutschrift auf Basis einer Rechnung erstellt, so wird der OP-Betrag im Rechnungswesen vermindert.  Die Buchung einer Gutschrift erfolgt mit einem Soll-Haben-Tausch der Konten und einer positiven Zahl.

6 thoughts on “Gutschriften und Stornorechnungen

  • Hallo zusammen, auch bei uns ist das Thema Gutschrift und Storno sehr relevant, da uns der Steuerberater darauf hingewiesen hat, dass alle von uns erstellten Gutschriften von der Finanzbehörde zurückgewiesen werden.

    Sage selber beschreibt dies hier : https://www.sage.com/de-de/blog/lexikon/gutschrift/

    Es gibt schlicht ausgedrückt keine Gutschriften um Preisreduzierungen durchzuführen, es gibt nur Stornos oder Stornorechnungen. Liebe Grüße Andreas

  • @Hahnhausen
    So wie ich das verstehe, stimmt es aber auch nicht, dass es nur Stornos oder Stornorechnungen gibt, es gibt auch Rechnungskorrekturen (ebenfalls Korrekturrechnungen genannt), mit denen man zum Beispiel einen Teilbetrag abziehen kann. Früher wurde dies alles (Storno- und Korrekturrechnung) „Gutschrift“ genannt. Dies ist aber mittlerweile nicht mehr korrekt, da Gutschriften heutzutage die Zahlungen im Gutschriftsverfahren von Kunde an Lieferanten beziffern, im o. g. Link zum Sage-Lexikon „umgekehrte Rechnung“ genannt.
    Falls ich falsch liege, bitte korrigieren.

    Frage zum Verständnis an den Beitragsverfasser:
    Im Sage 100 benötigt man für eine Stornorechnung einen Rücklieferschein. Hierbei geht man davon aus, dass es eine Ersatzlieferung gibt. Lieferschein und Rechnung zu dieser Ersatzlieferung setzt den Vorgang wieder auf ERFÜLLT, der durch Rücklieferschein und Stornorechnung zuvor nicht mehr auf ERFÜLLT stand. – Richtig?

    • Hallo Frau Oehm,
      das sehen Sie genau richtig – der Lieferschein und die Rechnung (Alternativ auch Sofortrechnung) setzt den Vorgang dann wieder auf erfüllt. Eine Gutschrift dagegen ist vorgangsneutral, da passiert im Vorgang gar nichts.
      Viele Grüße
      Jörn Lange

  • Bei der Erstellung einer Gutschrift, die sich nicht auf eine Rechnung bezieht, wird ja ein neuer OP angelegt. Allerdings hat dieser in unserer Sage 100 Installation dann immer die Nummer des Beleges, auf den man sich mit der Gutschrift bezieht.
    Wie kann man erreichen, dass der erzeugte OP die Nummer der Gutschrift bekommt, ohne in der Gutschrift die Belegreferenz löschen zu müssen? Dies führt zwar zum gewünschten Ergebnis, jedoch wird es auch ab und zu von den Mitarbeitern vergessen.

  • Folgender Fall:
    – Beauftragt 60 Gallonen
    – Geliefert 60 Gallonen
    – Berechnet 60 Gallonen

    ->nun ein Transportschaden 8 Gallonen

    FRAGE: WIE ERFASSE / BERECHNE ICH JETZT DIE NACHLIEFERUNG RICHTIG?
    1. Stornorechnung 8 Gallonen??
    2. Neue Rechnung zu Nachlieferung (gem. neuer Lieferschein)??

    • Hallo Herr Koch,

      die 8 Gallonen sollten mit einem Rücklieferschein einmal zurück geholt werden – dann eine Stornorechnung, wenn nichts weiter passiert. Kommt es zur Nachlieferung, so Rücklieferschein und neuer Lieferschein, da muss dann an der Rechnung nichts geändert werden.

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