Inventur in der Sage 100

Nachdem der Blogeintrag Inventurerfassung mit SEP EasyMDE online gegangen ist, wurde ich von einigen Kunden angesprochen, doch mal den Standardablauf einer Inventur zu beschreiben. Gerade zum Jahreswechsel stehen viele Firmen vor der Aufgabe eine  Stichtagsinventur durchzuführen. In diesem Blogeintrag möchte ich Ihnen ein paar Punkte erläutern, die Sie bei der Planung und Durchführung der Inventur beachten sollten.

Abgrenzung

Im Zusatzpaket erweiterte Lagerwirtschaft können Sie – zusätzlich zur Stichtagsinventur – eine permanente Inventur durchführen. Diese wird hier nicht beschrieben. Pro Artikel kann in diesem Zusatzpaket ein Inventurverfahren hinterlegt werden. Damit wird eine Inventur unterjährig und automatisch gestartet. Bitte lesen Sie dazu die Hilfeseiten der Sage 100. In diesem Blogeintrag wird auch nicht die Unterstützung von mobilen Endgeräten für die Inventur beschrieben, dazu nutzen Sie den Blogeintrag Inventurerfassung mit SEP EasyMDE .

Inventurablauf

Die Stichtagsinventur wird in der Regel 1x im Geschäftsjahr für alle Artikel durchgeführt. In der Sage 100 ist es aber möglich, eine solche Inventur mehrfach im Jahr durchzuführen. Der Ablauf ist in 4 Schritten  zu beschreiben:

  1. Inventureröffnung und Zähllisten drucken
  2. Zählen und Inventurerfassung
  3. Inventurauswertungen
  4. Inventurabschluss

In der Sage 100 werden die einzelnen Menüpunkte für die Durchführung einer Inventur im Bereich Lager – Lagerinventur – Stichtagsinventur angezeigt:

Inventur 1

1. Inventureröffnung und Zähllisten drucken

Die Inventureröffnung erfolgt immer pro Lagerort. Auch wenn  Sie eine Eingrenzung in der Maske nach Artikel oder Artikelgruppe vornehmen, so wird die Inventur für alle Lagerorte eröffnet, indem der Artikel oder ein Artikel der Artikelgruppe vorhanden ist. Eine Zähllistenbezeichnung  und Eingaben zum Personal können Sie nur eingeben, wenn die erweiterte Lagerwirtschaft installiert ist. Ansonsten wird die Zählliste immer mit Standard bezeichnet.

Inventur 2

Das Feld Inventierte Lager müssen Sie auf Ja stellen, wenn Sie in dem Geschäftsjahr schon eine Inventur vorgenommen haben. Mit der Inventureröffnung werden auch die Grundlagen für die Erfassung und für den Ausdruck der Inventurzähllisten gesetzt. Sie können die Sortierung der Liste und die Erfassung der Inventurbestände nach Artikelnummer oder EAN-Nummer festlegen.

Im Sperrstatus legen Sie fest, ob und zu welchem Zeitpunkt das Lager gesperrt wird. Durch eine Sperre des Lagers können Sie keine Artikel mehr aus oder in das Lager buchen.  Als Auswahl stehen hier:

  • Ab Eröffnung sperren
  • Lager sperren bei Aktuailisierung
  • Ab Erfassung sperren
  • Ab Nachzählung sperren
  • Lager nicht sperren

Zu empfehlen ist sicher die Einstellung Ab Eröffnung sperren, denn alle anderen Einstellungen erfordern von Ihnen eine genaue Analyse welche Artikel nun nach der Eröffnung ins und aus dem Lager entnommen wurden und können zu Abweichungen beim Zählen führen. Führen Sie ggf. die Inventur nur für kleinere Lagereinheiten durch, um eine Sperre zu setzen und die Inventur für diesen Bereich durchzuführen. Sie erhalten eine Programmmeldung an wie vielen Lagerplätzen die Inventur eröffnet wurde:

Inventur 3

Der Druck der Inventurzähllisten erfolgt im eigenen Menüpunkt. Sie können hier in der Druckvariante zwischen Infodruck und Endgültiger Druck wählen. Während Sie beim Infodruck noch eine Druckvorschau einstellen können, besteht Möglichkeit nicht beim endgültigen Druck. Das Zähldatum wird in der weiteren Bearbeitung der Inventur mit dem Belegdatum vorgeschlagen und kann hier geändert werden.

Inventur 4

Sie entscheiden, ob die Buchbestände und auch die Chargen- und Seriennummern mit ausgedruckt werden.

Für den weiteren Ablauf der Inventur ist der endgültige Druck notwendig. Nur über diesen kann eine Inventurerfassung erfolgen.

Nach dem Druck erhalten Sie eine Abfrage, ob der Ausdruck in Ordnung war. Damit ist die Zählliste als gedruckt gekennzeichnet:

Inventur 5

2. Zählen und Inventurerfassung

Mit den ausgedruckten Zähllisten kann das eigentliche Zählen der Artikel beginnen. Der Listenaufbau kann nicht mehr verändert werden.Beachten Sie, dass die Listen der Zählung der Aufbewahrungspflicht unterliegen und nicht einfach nach der Inventurerfassung „entsorgt“ werden sollten.

Die Inventurerfassung erfolgt im gleichnamigen Menüpunkt. Sie wählen die Zählliste aus und geben die entsprechenden Dati für das Zählen und Erfassen ein. Die Sortierung der Liste ist entsprechend der Eingabe bei der Inventureröffnung und kann auch hier nicht verändert werden

Inventur 6

In der Spalte K* (Kennzeichen) werden die Kennzeichen für die Artikel hinterlegt:

  • V = Variantenartikel
  • C = Chargenartikel
  • S = Seriennummernartikel
  • L = LIFO Artikel
  • F = FIFO Artikel

Sie geben im Feld Gezählt den Wert Ihrer Zählung ein. Um eine vollständige Inventur zu gewährleisten muss in diesem Feld ein Wert bei jedem Artikel eingetragen werden.

Optionen

Über den Button Optionen können Sie weitere Einstellungen zur Inventurerfassung vornehmen:

Inventur 7

Insbesondere die Option Buchbestand bei leeren Istbestand übernehmen wird sehr gerne von unseren Kunden genutzt. Es werden in der Inventurerfassung nur die Differenzen eingetragen und die restlichen Eingaben automatisch gesetzt.

Artikel, die neu im Lager sind, können sie über Artikel hinzufügen in die Inventur einbeziehen oder Artikel aus der Liste herauslöschen. Gerade bei sehr umfangreichen Zähllisten bewährt sich die Option Nicht erfasste Positionen anzeigen, da hier dann weniger Artikel dargestellt werden.

Wenn Sie die Zählliste nicht vollständig erfasst haben, so können Sie zwar die Erfassung beenden aber die Inventur nicht abschließen. Eine Programmmeldung erinnert Sie an noch fehlende Erfassungspositionen:

Inventur 8

3. Inventurauswertungen

Im Bereich der Auswertungen zur Inventur sind folgende Listen verfügbar:

  • Inventurerfassungsprotokoll
  • Nachzähllisten
  • Inventurdifferenzen
  • Inventurbewertungen

In allen Auswertungen können Sie über Vorschaltdialoge Eingrenzungen der Artikel vornehmen.

Diese Listen stehen Ihnen nach dem Abschluss der Inventur nur noch teilweise zur Verfügung, daher ist ein Ausdruck und Archivierung vor dem Inventurabschluss dringend zu empfehlen.

Um eine umfassende und realistische Inventurbewertung zu erhalten, können Sie vor dieser Auswertung noch die Bewertungssätze ändern. Standardmäßig werden die Bewertungssätze aus dem Artikelstamm herangezogen. Sie  können diese über den Programmpunkt für die aktuelle Inventur und auch für den Artikelstamm ändern.

Änderungen am Bewertungssatz sollten immer mit Ihrem steuerlichen Vertreter abgesprochen und begründet werden, da diese Änderungen weitreichende Folgen für die Bewertung ihres Lagerbestandes hat.

In der Inventurbewertung können Sie die Bewertungsansätze (Inventurbestände, Inventurdifferenzen, Inventurfehlmengen, Inventurüberschüsse) und  die Preisgrundlagen (letzter EK, kalkulatorischer EK, mittlerer EK oder Einzelpreis VK) für Ihre individuelle Auswertung kombinieren.

Inventur 9

In der Berichtsvariante können Sie zwischen Ausgabe pro Artikel, Kumulierte Artikelausgabe und Ausgabe pro Lagerplatz wählen.

4. Abschluss einer Inventur

Eine Inventur kann über die entsprechenden Programmpunkte übernommen oder abgebrochen werden.

Beim Inventurabbruch werden alle Daten der Erfassung zu den Zähllisten und Bewertungsansätzen endgültig gelöscht. Es erfolgen keine Bestandsbuchungen für die Artikel und die Lagerorte werden wieder zur Bearbeitung freigegeben.

Die Inventurübernahme kann je Zählliste erfolgen. Wenn alle Artikel der Zählliste erfasst wurden, können die Werte übernommen werden. Die Bestandsveränderungen werden durchgeführt und die Inventur für das Geschäftsjahr abgespeichert:

Inventur 10

Ein Protokoll im Anschluss wird ausgedruckt und zeigt die Information über die abgeschlossene Inventur:

Inventur 11

Ihnen stehen (je nach Lizenz) auch nach der Inventur einige Auswertungen in der Inventurhistorie zur Auswahl.

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