Komfortpaket – ZUGFeRD

Nachdem ich nun schon ein wenig im neuen Komfortpaket der Sage 100 herumgeklickt habe, möchte ich die Funktion elektronische Rechnung ZUGFeRD erläutern. Stellte sich doch hier auch bei mir die Frage, was ist ZUGFeRD, wo liegt der Vorteil und wie funktioniert die Arbeitsweise in der Sage 100? Braucht man diese Funktion auch, wenn man nicht in Deutschland die Sage 100 nutzt?

Die Abkürzung steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein Standardformat für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung in Deutschland.

  • Diese Art von Rechnungen werden in Deutschland als gesetzliche Grundlage bei Behörden eingefordert, andernfalls erfolgt eine Zurückweisung der Rechnung. D.h. nur in diesem Format darf man Rechnungen an Behörden schicken. Auch ausländische Unternehmen haben in diesem Format ihre Rechnungen dort einzureichen!
  • Es handelt sich dabei im ein PDF/A Dokument (langzeitstabiles Format zur dauerhaften Visualisierung des Rechnungsabbildes) mit eingebetteter XML-Datei. Der Empfänger kann entscheiden, ob er das PDF oder die XML-Datei verarbeiten möchte.
  • ZUGFeRD basiert auf den durch das Europäische Standardisierungsgremium CEN entwickelte Standard Cross Industry Invoice (CII) und Message User Guides (MUG)

Leider gibt es aktuell noch kein einheitliches europäisches Format für eine elektronische Rechnungslegung. Positiv gesehen, wird zumindest durch das European Multi Stakeholder Forum on Electronic Invoicing daran gearbeitet. Da Frankreich und Deutschland hier schon eine Einigung gefunden haben und ZUGFeRD die Lösung dazu ist, kann man wohl hoffen, dass auch andere Länder hier mit einsteigen.

Wie funktioniert der Versand einer Rechnung aus der Sage 100 mittels ZUGFeRD?

  1. Man muss den Kunden für den ZUGFeRD-Versand kennzeichnen, indem man die entsprechende Option in den Grundlagen des Kunden festlegt:

Kundenstamm

 

  1. Die Rechnung (Sofortrechnung oder Direktrechnung) wird in der Sage 100 erstellt und über das Office Line Mail versendet. Achtung: Es muss so erfolgen und nicht über einen anderen PDF-Drucker, da ansonsten die XML-Datei nicht eingebettet wird.

Fertig!! Ein PDF/A Dokument ist erstellt und erfüllt damit alle Anforderungen der deutschen Behörden.

Man kann nun diese Datei an den Empfänger mailen und dieser kann entscheiden, ob man die Rechnung als PDF oder XML-Datei weiter verwendet.

Noch ein Hinweis: Bruttorechnungen werden nicht unterstützt. Wird eine solche Rechnung erstellt, so bekommt man eine Hinweismeldung, wenn man eine ZUGFeRD-Datei erstellen möchte.

Auf YouTube habe ich ein passendes Video zum Thema von Sage gefunden:

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