Sage 100 Warenwirtschaft und Sage DMS

In den letzten Seminaren zur Sage 100 wurde immer wieder das Thema Sage 100 Warenwirtschaft und Sage DMS aufgeworfen. Im Mittelpunkt stand die Fragen:

  • Wie aufwendig ist das DMS?
  • Welche Vorteile bietet die DMS-Software im Zusammenhang mit der Warenwirtschaft?
  • Wie kann ich meine Dokumente einem Kunden und Lieferanten zuordnen?

Da die vorhandenen YouTube-Videos schon in die Jahre gekommen sind, und das Werbematerial zur Software eher allgemein gehalten ist, möchte ich Ihnen an ein paar Beispielen ein paar Möglichkeiten zeigen.  In diesem Blogeintrag  nicht die Administration oder Einrichtung des Sage DMS im Focus, sondern was Sie als Anwender der Warenwirtschaft für Vorteile aus dem Einsatz des Sage-DMS ziehen können.

Es gibt eine Vielzahl von DMS Programme und auch eine Vielzahl davon mit Sage Schnittstellen, trotzdem möchte ich mich hier auf Sage DMS konzentrieren, da gerade diese Version sehr integriert ist in die Sage 100 und im Standard viele Funktionen beinhaltet.

Belege in das Sage DMS Archiv aufnehmen

Es stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, um Belege in das DMS-Archiv aufzunehmen. Einerseits werden die Korrespondenzbelege der Warenwirtschaft automatisch in das Archiv übernommen, andererseits können Sie auch weitere Belege, Bilder, Beschreibungen, Mails, Word-Dokumente… in das DMS Archiv manuell aufnehmen. Sie können bei der Belegaufnahme ins Archiv die Schlagwörter und Suchbegriffe festlegen. Diese sind für die weitere Suche des Dokuments wichtig.

Sage 100 Belege aus der Warenwirtschaft in das Sage DMS übergeben

Belege aus der Warenwirtschaft werden bei einem richtig installierten und konfigurierten Sage DMS automatisch mit dem Druck in das DMS-Archiv übernommen. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass hier wirklich ein Druck erfolgen muss und es nicht reicht, die Druckvorschau zu sehen. Erst mit einem Druck (auch als Mail oder in eine Datei) stößt die Übergabe des Beleges in das DMS-Archiv an. Im DMS-Bereich des Administrators der Sage 100 werden je Datenbank die Verknüpfungen zwischen den Belegen, die gedruckt und den DMS-Archivbereichen festgelegt werden. Dort können Sie z.B. festlegen, dass eine Auftragsbestätigung in den Bereich der DMS-Auftragsbestätigungen abgelegt werden. Lesen Sie diesbezüglich die Installationsanleitungen des Sage DMS.

Standardmäßig werden die Belege der Sage 100 Warenwirtschaft so in das Sage DMS übernommen, dass Sie auch nach einzelnen Worten des Beleges diesen finden können. Eine Volltextsuche ist möglich.

Die Dokumenteigenschaften werden beim Druck des Beleges automatisch gesetzt. Diese Eigenschaften können Sie im Nachhinein um weitere Inhalte in den Bemerkungsfeldern ergänzen:

DMS1

Eine vollständige Änderung der Eigenschaften ist nicht möglich.

Externe Dokumente ablegen

Sie können in das DMS eigene Dokumente aufnehmen. Voraussetzung für die Ablage ist, dass die Belege zuvor in der Inbox des DMS Programmes hinterlegt sind. Sie können auch ein anderes Verzeichnis für die Ablage der Dokumente nutzen und dieses dann auswählen:

DMS3#

Sie wählen dann das Dokument, welches Sie in einer Vorschau sehen und legen die Eigenschaften des Dokumentes fest. Nur so kann eine ordnungsgemäße Verschlagwortung und Zuordnung zu den unterschiedlichen Programmteilen erfolgen.

Sie können entscheiden, in welchem Bereich diese Dokumente abgelegt werden. Entsprechend dieser Auswahl werden die Eigenschaften für die Ablage schon vorbelegt. Hier eine Auswahl der Möglichkeiten.

Auskünfte – Verkauf – Belegauskunft

Der Beleg muss markiert sein. Der Aufruf erfolgt über das Burger-Menü oder rechter Maustaste.

DMS2

Entsprechend des ausgewählten Beleges werden Ihnen dann bei der Zuordnung die Eigenschaften vorbelegt und angezeigt:

DMS4

Anwendungsbeispiel: Ablage einer Einkaufsrechnung vom Lieferanten zu einer Verkaufsrechnung oder eines Übergabeprotokolls zur Rechnung.

Auskünfte – Verkauf – Vorgangsauskunft

Der Aufruf Externe Dokumente ablegen erfolgt auch hier mittels Burger-Menü oder der rechten Maustaste über den ausgewählten Vorgang. Sie wählen das Dokument und legen in den Eigenschaften die Dokumentart fest. Eine Vorbelegung erfolgt hier nicht:

DMS5

Entsprechend der gewählten Dokumentart werden die Eigenschaftsfelder angezeigt und durch das Programm befüllt. Eine Änderung ist möglich.

Anwendungsbeispiel: Sie möchten die Besprechungsprotokolle für einen Verkaufsvorgang ablegen oder Sie legen die Lieferantenbestellungen zum Verkaufsvorgang mit ab.

Stammdaten

In den Stammdatenbereichen (Adressen, Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Artikel, Vertreter)  können Sie über das Burger-Menü oder über den Options-Button (alte Masken) Dokumente hinzufügen. Sie können einzelne mehrere Dokumente  gleichzeitig hinterlegen. Man ruft dazu den entsprechenden Stammsatz auf und geht über Dokument ablegen in den Dialog zur Dokumentanlage:

Sie rufen das gewünschte Dokument auf, die Vorschau erscheint und über dem Button Eigenschaften hinterlegen Sie die Dokumenteigenschaften (gleiche Verfahrensweise wie bei Vorgangsauskunft).

Anwendungsbeispiele: Technische Dokumentationen bei Artikeln, Bilder zu Artikeln, Anfahrtsbeschreibungen oder Verträge bei Kunden…

Ablage über das Regiezentrum

Sie können Dokumente auch über das Regiezentrum in das DMS aufnehmen.

DMS 17

Im Dialog sehen Sie das Eingangsverzeichnis und können die dort vorhandenen Dateien für die Zuordnung auswählen. Über dem Button Eigenschaften legen Sie die Dokumentart fest und damit auch die weiteren Eigenschaften. Da diese Zuordnung aus keinen Stammdaten oder Belegen erfolgt, müssen Sie diese Eigenschaften manuell füllen.

DMS 18

Belege im DMS suchen

Die Suche nach den entsprechenden Dokumenten in der Software stellt den großen Vorteil einer DMS Software dar. Sie können in den verschiedenen Bereichen nach hinterlegten Dokumenten suchen oder auch über eine globale Suche alle DMS-Belegen auswerten und weiter verarbeiten.

Dokumente anzeigen in den Stammdaten

Öffnen Sie den Bereich Dokumente anzeigen. wenn es nur ein DMS Dokument gibt, so wird dieses sofort in der Vorschau angezeigt. Sind mehrere Dokumente hinterlegt, so wird Ihnen eine Trefferliste angezeigt. Sie können diese nach Dokumentart filtern:

DMS8

Es werden Ihnen nur die Dokumentarten angezeigt, zu denen es auch Dokumente für den ausgewählten Stammdatenbereich gibt.

Mit Doppelklick auf das gewünschte Dokument können Sie dieses in der Vorschau sehen und über die Button am unteren Rand weitere Optionen für das Dokument nutzen:

DMS9

Notizen: Sie können eigene Notizen  zum Dokument hinzufügen.

EMail: Es öffnet sich das Fenster für die Auswahl der Mailadressen der Sage 100. Es ist möglich auch eigene Adressen hinzuzufügen und das Dokument zu verschicken.

Versionen: Wurden mehrere Versionen dieses Dokumentes gedruckt (z.B. nach einer Veränderung), so können Sie diese jeweils einsehen und auch exportieren, drucken oder per Mail verschicken:

DMS 13

 

Eigenschaften. Die Eigenschaften zum Dokument werden Ihnen angezeigt, Sie können diese nur im Bereich der Bemerkungen verändern.

Exportieren: Ihnen steht die Exportfunktion des Dokuments aus dem Archiv zur Verfügung, Sie legen den Exportpfad fest.

Drucken: Es wird die Originalanwendung für den Druck geöffnet, Sie können entscheiden, ob der Druck ggf. direkt auf den Standarddrucker gesendet werden soll.

Dokumente anzeigen in der Belegerfassung

Sie können DMS Belege zu einem Kunden/Lieferanten aus der Belegerfassung heraus anzeigen lassen. Wählen Sie dazu die Option Dokumente anzeigen neben der Kunden- bzw. Lieferantennummer:

DMS10

Im Bereich der Artikeldaten können Sie auch die DMS Dokumente aufrufen:

DMS11

Wurde der Beleg gespeichert, so können Sie diesen aus der Erfassungsmaske auch aus dem DMS Archiv öffnen. Dazu wählen Sie das Burger-Menü zum Beleg:

DMS12

Dokumente anzeigen aus den Auskünften

Auch aus den Angebots-, Beleg- und Vorgangsauskünften können Sie einen Beleg markieren und über das Burger-Menü (Dokumente anzeigen) heraus in der Vorschau öffnen.

DMS 14

Freie DMS Suche über alle Belegearten

Wenn Sie einen DMS Beleg suchen und dazu keine Eingrenzung nach Kunden, Lieferant oder Beleg und Vorgang vornehmen wollen, so steht Ihnen im Regiezentrum der Sage 100 der entsprechende Bereich zur Verfügung:

DMS15

Sie können in einem Auswahldialog die Eingrenzung schon vornehmen und ggf. auf eine Dokumentart eingrenzen. Entsprechend der ausgewählten Dokumentart werden Ihnen die Eigenschaften zur weiteren Eingrenzung angezeigt:

Wenn Sie eine Volltextsuche vornehmen wollen, so können Sie den Suchbegriff in das entsprechende Feld eingeben. Es werden Ihnen dann alle Belege angezeigt, die diesen Suchbegriff in den Dokumenteigenschaften oder auf dem Beleg haben. Diese Suche ist zwar sehr zeitintensiv (es werden dann ja alle Belege durchsucht), jedoch werden Sie hier sehr schnell den Vorteil eines DMS-Systems erkennen.

Beachten Sie bitte bei der Volltextsuche folgende Hinweise:

  • Je mehr Sie in das Suchfeld eingeben, umso schneller ist die Suche.
  • Wählen Sie vorher die Dokumentart aus, wenn Sie die Suche auf einen gewissen Bereich eingrenzen wollen.
  • Nicht alle Dokumente, die Sie beim DMS hinzufügen sind volltextfähig, d.h. die Qualität der Dateien ermöglicht eine Volltextsuche oder auch nicht.
  • Alle Sage 100 Dokumente, die in das DMS übernommen werden, sind volltextmäßig abgespeichert, sie können nach einer beliebigen Wortkombination im Beleg suchen.
  • Wenn Sie keine ganzen Worte suchen, so setzen sie ein * vor oder/und nach den Wortteilen.

Sie haben über diese Suche auch die Möglichkeit Belege aus dem Rechnungswesen (Buchungsbelege) zu sehen.

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