Verbuchen von Anzahlungsrechnungen

Das Thema Anzahlungsrechnungen und deren Verbuchung im Rechnungswesen ist immer wieder ein Thema in den Schulungen. In diesem Blogeintrag möchte ich anhand des Demomandanten Deutschland die Buchungsvorgänge aufzeigen und die notwendigen Schritte zur Buchung einer Anzahlung und deren Ausgleich mit einer Rechnung zeigen.

1. Zahlungseingang durch den Kunden

Der Kunde zahlt einen Betrag ohne eine Rechnung vorher erhalten zu haben.

Geben Sie eine neue OP-Nummer ein, so öffnet sich das Fenster für die Neuanlage eines OPs. Hier wird versteuerte Anzahlung auf ja gesetzt, um dies als Anzahlung zu markieren und die Buchung auf das Konto erhaltene Anzahlung zu leiten:

Durch die Hinterlegung des Steuercodes wird eine Buchung auf das Umsatzsteuerkonto vorgenommen. Im Buchungsnachweis werden die Konten für die Buchung dargestellt:

  • S12000 – Bank
  • D100000 – Kunde
  • S14010 – Sammelkonto Kunde – hinterlegtes Konto im Kundenstamm
  • S15930 – Verrechnungskonto Anzahlung erhalten – hinterlegtes in Festkonten Diverse
  • S17180 – erhaltene versteuerte Anzahlungen – hinterlegtes Festkonten Umsatzsteuer – Register Anzahlung – Steuercode 101
  • S17761 – Umsatzsteuer 19% – hinterlegtes Festkonten Umsatzsteuer – Register Umsatzsteuer fällig – Steuercode 101

Dem Konto erhaltene versteuerte Anzahlung ist eine UStVA Kennziffer hinterlegt, und damit wird dieses auf der Umsatzsteuervoranmeldung im Bereich der Erlöse dargestellt.

2. Rechnung buchen mit sofortigem Ausgleich der Anzahlung

Sie buchen im Rechnungswesen die Ausgangsrechnung ein und wählen aus den Offenen Posten den Anzahlungs-OP aus:

Sie erhalten im unteren Bereich den Hinweis, dass es sich um einen Anzahlungs-OP handelt und sie diesen ausgleichen:

Im Buchungsnachweis sehen Sie nun, dass die Buchungen zur Anzahlung mit Minusbeträgen wieder aufgelöst werden:

3. Rechnung buchen mit Ausgleich einer Anzahlung und Erstellung eines neuen Offenen Postens

Wenn Sie eine Rechnung einbuchen, die über den eigentlichen Anzahlungsbetrag hinausgeht, so können Sie den gesamten Rechnungsbetrag buchen, müssen jedoch eine Aufteilung in den Offenen Posten vornehmen. Einerseits wird der Anzahlungs-OP ausgeglichen und anderseits ein neuer OP aufgebaut:

Im Buchungsnachweis wird die Anzahlung wie zuvor ausgeglichen und der komplette Betrag als Erlös verbucht:2522

4. Rechnung aus der Warenwirtschaft mit einer Anzahlung verrechnen

Wenn Sie eine Rechnung in der Warenwirtschaft stellen, so wird die OP-Nummer automatisch mit der Rechnungsnummer gebildet. Somit ist es erforderlich, den Anzahlungs-OP und die Rechnung miteinander zu verrechnen. Dies nehmen Sie in der OP-Auskunft zum Kunden vor. Sie markieren die Offenen Posten und wählen über das Burger-Menü oder über die rechte Maustaste die Option Verrechnung:

Im Buchungsnachweis zu dieser Verrechnung sehen Sie die Stornierung der Anzahlungsbuchung im Register Buchungsjournal:

Ist der Rechnungsbetrag größer als die eingegangene Anzahlung, so können Sie auch diese verrechnen. In der Auswahl, welcher Offene Posten bei der Verrechnung bestehen bleibt, wird nur die Rechnung zugelassen:

In der Buchung wird, wie im vorherigen Buchungsnachweis, die Anzahlung aufgelöst und im OP-Bereich beide Offene Posten angezeigt:

 

 

 

 

8 thoughts on “Verbuchen von Anzahlungsrechnungen

  • Jahresanfang habe ich eine neue Firma in der Sage100 angelegt und hatte div. Saldovorträge auf Kundenkonten, die versteuerte Anzahlungen aus dem Vorjahr waren.
    Leider wurde die unter der neue Buchungsmaske falsch verbucht. Ich müsste über den Admin auf die alte wechseln.

    • Hallo, können Sie mir vielleicht mitteilen, welche genaue Version der Sage 100 Sie einsetzen und was da Falsch war? Die in dem Betrag genannten Beispiele wurden mit dem Demomandanten der Sage 100 Version 8.1 erstellt und da sind die Buchungen in Ordnung.
      Viele Grüße Jörn Lange

  • Bei einer Anzahlungsrechnung (Acconto-Forderung) ohne Leistungserbringung,
    wird doch die Ust.-Steuer nicht sofort verbucht. Da es sich um eine reine Finanztransaktion handelt.
    Die Umsatsteuer aus der Acconto Forderung wird doch erst mit der Schlussrechnung fällig.
    So wie Sie es verbuchen, wird die Umsatsteuer ja sofort fällig.
    Der automatisch generierte Offene Posten (Negativ Saldo) wir doch erst mit der Schlussrechnung ausgeglichen.

    • Sie haben natürlich Recht, dass die Umsatzsteuer bei der Anzahlungsrechnung noch nicht fällig wird. Wenn die Zahlung jedoch erfolgt, so muss die Umsatzsteuer gebucht und abgeführt werden. Bitte sprechen Sie dies bitte mit Ihrem Steuerberater ab. Wenn Sie keine Zahlungen erhalten, so wird die Umsatzsteuer mit der Schlussrechnung fällig.

  • Auch hier liegen Sie nicht ganz richtig mit ihrer Antwort auf meinen Beitrag. Eine Anzahlungsrechnung ohne Leistungserbringung (auch Acconto genannt) ist eine Vorauszahlung auf eine noch zu erbringende Leistung.
    Da heißt diese bleibt bis zum erstellen der Schlussrechnung Steuerfrei. Da die Leistung erst mit der vollständigen Erfüllung des Auftrages erbracht wird und somit auch erst beim stellen der Schlussrechnung verrechnet werden kann. Das heist auch, das die fällige USt. aus der Acconto Forderung erst mit dem stellen der Schlussrechnung fällig wird. Weil auch erst am Ende des Auftrages die Grundlage für die Acconto Forderung wegfällt. Der Acconto Empfänger verliert ja sonst auch seine Sicherheit die er ja genau aus diesem Grunde vor Beginn einfordert mit der ersten Zahlung auf einen Teilauftrag. Konkursmasse während der Ausführung seitens des Auftragsgebers etc. sollte hier solch ein Fall eintreten.

    Eine Acconto Forderung hat nicht mit einerTeilrechnung oder Anzahlungsrechnung mit Leistungserbringung nichts zu tun. Das sind komplett andere Vorgehensweisen. Die sich leider so in der Sage100 nicht ohne weiteres abbilden lassen.

    Die einfache aber nicht 100% richtige Methode ist die von ihnen beschriebene, die Sie mit der Sage100 abbilden können. Alleine schon die Begrifflichkeiten in der Sage100 führen da schon zur Verwirrung.
    Es ist eben im Grunde keine Anzahlungsrechnung (ohne Leistungserbringung / Vorauszahlung), sondern eine echte Acconto Forderung und dass ist eben eine reine Finazbuchung und da wird erst einmal keine Steuer fällig.
    Den Sie stellen keine Rechnung, sondern fordern, bevor ein Auftrag überhaupt erfüllt werden kann eine Geldforderung an den Auftraggeber. Sehen Sie es auch als Sicherung / Darlehen etc. Diese Sicherungsleistung ist Voraussetzung das der Auftrag überhaupt erfüllt werden kann. Und diese Sicherungsleistung kann und wird daher auch erst mit der Schlussrechnung verrechnet, wenn der Auftrag vollständig erfüllt und abgerechnet ist.
    Unabhängig davon können natürlich im laufe eines Auftragsfortschrittes auch weitere Anzahlungsrechnungen ohne Leistungserbringung fällig werden, diese werden jedoch nicht wie die Acconto behandelt sondern beziehen sich ja auf einen Abschnitt und dieser kann mit der Abschnitts Erledigung auch USt. fällig werden.
    Beachten wir hier Liefer- und Leistungszeitraum. Und beachten wir weiter, das unsere Acconto vom Anfang immer noch Bestand haben muss, weil die Gesamtschuld aus dem Auftrag vom Auftraggeber ja noch nicht erbracht wurde. Die Schlussrechnung wurde ja auch noch nicht gestellt.

    PS: Da muss ich keinen Steuerberater fragen, bin geprüfter Bilanzbuchhalter IHK. Die Sage100 kann vieles gut, aber nicht alles.

    • Vielen Dank für den ausführlichen Beitrag. Natürlich haben Sie Recht, wenn Sage 100 nicht alles kann, daher auch immer meine Empfehlung die konkreten Sachverhalte mit dem Steuerberater abklären. Ziel des Blogeintrages sollte es gewesen sein, eine Umsetzungsmöglichkeit in der Sage 100 zu zeigen. Sollte etwas hier in Ihren Augen nicht gesetzeskonform laufen, so wäre Sage sicher dankbar für Ihre Hinweise.

  • Wir verkaufen Maschinen. In der AB werden die Zahlungsbedingungen festgelegt. Also
    z.B. 1. Anzahlung nach Vertragsabschluss
    2. Anzahlung bei Versandbereitschaft
    3. Anzahlung nach Lieferung
    Also werden 1. Anzahl.Rechn.,2.Anzahl.Rechn. und eine Schlussrechnung geschrieben.
    Problem: Wenn der Kunde die 2. Anzahl.Rechn. vor stellen der Schlussrechnung nicht bezahlt hat, wird die nicht bei der Schlussrechnung abgezogen. Somit hat der Kunde eine offene 2. Anzahl.Rechn. und eine falsch deklarierte Restzahlung auf der Schlussrechnung. Die Schlussrechnung ist so was von unübersichtlich, so wie diese mit den kumulierten Werten aufgebaut ist , ist diese dem Kunden nicht zumutbar. Kunden haben diese Schlussrechnung von Sage nicht akzeptiert. Wir mussten eine andere in Excel nachreichen. Auch andere Kunden finden die Aufstellung eine Lachnummer. Vielleicht wurde die auch von dem Sage-Optimierer falsch eingerichtet. Bitte senden Sie mir eine Abbildung einer Schussrechnung. Danke

    • Sehr geehrte Frau Müller,
      vielen Dank für Ihre Hinweise. in dem Blogbeitrag habe ich mich auf die buchhalterischen Dinge einer Verbuchung bezogen, daher kann ich Ihnen keine Einschätzung zum Schreiben einer Anzahlungsrechnung in der Sage 100 Warenwirtschaft vornehmen. Diese könnten Sie in der Warenwirtschaft nur mit der erweiterten Projektverwaltung schreiben. Wenn die Schlussrechnung nicht den Vorschriften entspricht, so informieren Sie bitte Ihren Business Partner bzw. Sage Software direkt. Da dieser Blog nicht durch die Sage Software erstellt wird, wäre dort sicher die bessere Adresse. Viele Grüße Jörn Lange

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