Verbuchen von Anzahlungsrechnungen

Das Thema Anzahlungsrechnungen und deren Verbuchung im Rechnungswesen ist immer wieder ein Thema in den Schulungen. In diesem Blogeintrag möchte ich anhand des Demomandanten Deutschland die Buchungsvorgänge aufzeigen und die notwendigen Schritte zur Buchung einer Anzahlung und deren Ausgleich mit einer Rechnung zeigen.

1. Zahlungseingang durch den Kunden

Der Kunde zahlt einen Betrag ohne eine Rechnung vorher erhalten zu haben.

Geben Sie eine neue OP-Nummer ein, so öffnet sich das Fenster für die Neuanlage eines OPs. Hier wird versteuerte Anzahlung auf ja gesetzt, um dies als Anzahlung zu markieren und die Buchung auf das Konto erhaltene Anzahlung zu leiten:

Durch die Hinterlegung des Steuercodes wird eine Buchung auf das Umsatzsteuerkonto vorgenommen. Im Buchungsnachweis werden die Konten für die Buchung dargestellt:

  • S12000 – Bank
  • D100000 – Kunde
  • S14010 – Sammelkonto Kunde – hinterlegtes Konto im Kundenstamm
  • S15930 – Verrechnungskonto Anzahlung erhalten – hinterlegtes in Festkonten Diverse
  • S17180 – erhaltene versteuerte Anzahlungen – hinterlegtes Festkonten Umsatzsteuer – Register Anzahlung – Steuercode 101
  • S17761 – Umsatzsteuer 19% – hinterlegtes Festkonten Umsatzsteuer – Register Umsatzsteuer fällig – Steuercode 101

Dem Konto erhaltene versteuerte Anzahlung ist eine UStVA Kennziffer hinterlegt, und damit wird dieses auf der Umsatzsteuervoranmeldung im Bereich der Erlöse dargestellt.

2. Rechnung buchen mit sofortigem Ausgleich der Anzahlung

Sie buchen im Rechnungswesen die Ausgangsrechnung ein und wählen aus den Offenen Posten den Anzahlungs-OP aus:

Sie erhalten im unteren Bereich den Hinweis, dass es sich um einen Anzahlungs-OP handelt und sie diesen ausgleichen:

Im Buchungsnachweis sehen Sie nun, dass die Buchungen zur Anzahlung mit Minusbeträgen wieder aufgelöst werden:

3. Rechnung buchen mit Ausgleich einer Anzahlung und Erstellung eines neuen Offenen Postens

Wenn Sie eine Rechnung einbuchen, die über den eigentlichen Anzahlungsbetrag hinausgeht, so können Sie den gesamten Rechnungsbetrag buchen, müssen jedoch eine Aufteilung in den Offenen Posten vornehmen. Einerseits wird der Anzahlungs-OP ausgeglichen und anderseits ein neuer OP aufgebaut:

Im Buchungsnachweis wird die Anzahlung wie zuvor ausgeglichen und der komplette Betrag als Erlös verbucht:2522

4. Rechnung aus der Warenwirtschaft mit einer Anzahlung verrechnen

Wenn Sie eine Rechnung in der Warenwirtschaft stellen, so wird die OP-Nummer automatisch mit der Rechnungsnummer gebildet. Somit ist es erforderlich, den Anzahlungs-OP und die Rechnung miteinander zu verrechnen. Dies nehmen Sie in der OP-Auskunft zum Kunden vor. Sie markieren die Offenen Posten und wählen über das Burger-Menü oder über die rechte Maustaste die Option Verrechnung:

Im Buchungsnachweis zu dieser Verrechnung sehen Sie die Stornierung der Anzahlungsbuchung im Register Buchungsjournal:

Ist der Rechnungsbetrag größer als die eingegangene Anzahlung, so können Sie auch diese verrechnen. In der Auswahl, welcher Offene Posten bei der Verrechnung bestehen bleibt, wird nur die Rechnung zugelassen:

In der Buchung wird, wie im vorherigen Buchungsnachweis, die Anzahlung aufgelöst und im OP-Bereich beide Offene Posten angezeigt:

 

 

 

 

2 thoughts on “Verbuchen von Anzahlungsrechnungen

  • Jahresanfang habe ich eine neue Firma in der Sage100 angelegt und hatte div. Saldovorträge auf Kundenkonten, die versteuerte Anzahlungen aus dem Vorjahr waren.
    Leider wurde die unter der neue Buchungsmaske falsch verbucht. Ich müsste über den Admin auf die alte wechseln.

    • Hallo, können Sie mir vielleicht mitteilen, welche genaue Version der Sage 100 Sie einsetzen und was da Falsch war? Die in dem Betrag genannten Beispiele wurden mit dem Demomandanten der Sage 100 Version 8.1 erstellt und da sind die Buchungen in Ordnung.
      Viele Grüße Jörn Lange

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