Wiederkehrende Buchungen

Aktualisierung zur Version 8.1.1 – Stand Juli 2019

Die wiederkehrende Buchungen im Rechnungswesen der Sage 100 gibt Ihnen die Möglichkeit, ein Teil Ihrer Buchungen einmalig einzugeben und in periodischen Abständen nochmals zu übernehmen. Diese Art von Buchungen kann man sehr gut nutzen um seine eigenen wiederkehrenden Verbindlichkeiten (z.B. Leasing oder Versicherungen) oder auch wiederkehrende Forderungen (Vermietungen) festzulegen und diese Buchungen weitestgehend automatisch auszuführen.

Welche Vorteile haben diese wiederkehrenden Buchungen?

  • Sie legen die wiederkehrenden Buchungen ausgehend von einer „normalen“ Buchung an, und können diese dann periodisch in die Buchhaltung übernehmen.
  • Buchungen mit dem gleichen Inhalt müssen nicht immer wieder vorgenommen werden.
  • Buchungen zu Forderungen und Verbindlichkeiten geben immer einen umfassenden Überblick über alle Forderungen und Verbindlichkeiten, auch wenn diese durch Abbuchungen oder Lastschriften abgewickelt werden.
  • Wiederkehrende Buchungen können ein Ablaufdatum erhalten, womit man z.B. das Ende von Leasing- und Mietverträgen abbilden kann.
  • Die Buchungen können jederzeit verändert und für weitere Übernahmen anders definiert werden.

Ablauf der Arbeit mit wiederkehrenden Buchungen

Die Arbeit mit wiederkehrenden Buchungen wird in 4 Schritten vorgenommen:

  • Anlage einer Buchung
  • Definition der Buchung als wiederkehrende Buchung
  • Verwaltungstool für wiederkehrende Buchungen
  • Übernahme der wiederkehrenden Buchung

Anlage einer Buchung

Bevor Sie eine Buchung als wiederkehrende Buchung definieren können, müssen Sie diese in der Buchungserfassung eingeben und speichern. Diese Buchung wird in der Buchungsaufstellung angezeigt:

Wiederkehrende Buchung 1

Sie können diese Buchung in Dialog oder Stapel erfassen.

Beachten Sie, dass der Buchungstext in alle folgenden Buchungen übernommen wird.

Definition der Buchung als wiederkehrende Buchung

Nachdem Sie die Buchung erfasst haben, müssen Sie diese in der Aufstellung markieren. Mittels rechter Maustaste oder über das Burger Menü über Buchung  – wiederkehrende Buchung… können Sie die Definition vornehmen:

Widerkehrende Buchung 2

Als Beginn wird Ihnen die aktuelle Periode vorgeschlagen – also die Periode in dem die Vorlagebuchung eingegeben wurde. Diese Periode kann geändert werden. Im Feld Ende stehen Ihnen die Perioden der angelegten Geschäftsjahre sowie die Perioden der zusätzlichen Planungsjahre zur Verfügung. Diese hinterlegen Sie in den Grundlagen des Mandanten im Bereich Buchungsperioden. Die Wiederkehr kann gewählt werden zwischen:

  • monatlich
  • zweimonatlich
  • quartalsweise
  • halbjährlich
  • jährlich

Die Gruppen für die wiederkehrenden Buchungen legen Sie im Bereich Gruppenkennzeichen – Anwendung an und können diese hier auswählen.  Eine Einteilung der wiederkehrenden Buchungen nach Gruppen ergibt einen Sinn, wenn Sie die Übernahme zu unterschiedlichen Zeitpunkten vornehmen wollen.

Wenn Sie die Option Verwendung sperren setzen, so wird die Übernahme der wiederkehrenden Buchung bis zur Aufhebung dieses Kennzeichens verhindert. Diese Kennzeichen sollten Sie setzen, wenn Sie die Übernahme zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen wollen.

Optionen

In den Optionen können Sie weitere Vorgaben hinterlegen:

wiederkehrende Buchungen 3

Im Feld Buchungsbetrag entscheiden Sie, ob der Betrag aus der letzten Buchung oder ein fester Betrag sein soll. Wenn sich der Betrag in der Laufzeit hin und wieder einmal ändert, so würde ich Ihnen die Option Betrag aus der letzten Buchung empfehlen. Wenn sich dann der Betrag ändert, so ändern Sie die letzte Buchung, die mit der wiederkehrenden Buchung angelegt wurde, in den folgenden Buchungen wird der neue Betrag als Buchungsbetrag herangezogen.

In den Feldern Belegnummer und OP Nummer geben Sie die entsprechenden Werte ein. da diese aber bei allen Buchungen dann verwendet werden, würde ich Ihnen den Einsatz von verfügbaren Platzhaltern empfehlen: Hier stehen Ihnen Periode und Jahr zur Verfügung.

Beispiel: Eingabe mit Platzhaltern im Feld: 4711_[Periode]_[Jahr] ergibt z.B. in der Periode September 4711_09_2017. Gerade im Bereich der OP-Nummer ist so eine Eindeutigkeit möglich.

Die Felder Akz Soll und Akz Haben werden berücksichtigt, wenn die Arbeit mit Abstimmkennzeichen bei mindestens einem beteiligten Konto hinterlegt ist.

Die Aktivierung der Option Belegdatum aktualisieren ermöglicht die automatische Übernahme des aktuellen Belegdatums bei der Übernahme der wiederkehrenden Buchung. Diese Einstellung würde ich Ihnen empfehlen, da sonst ggf. alle Buchungen mit dem ursprünglichen Belegdatum  der Anlage der wiederkehrenden Buchung versehen werden.

Im Bereich der Historie werden die bisherigen Buchungen zur hinterlegten wiederkehrenden Buchung angezeigt. Änderungen können Sie hier nicht vornehmen, diese Historie dient ausschließlich der Information:

Wiederkehrende Buchung 4.png

Eine wiederkehrende Buchung wird Ihnen in der Aufstellung der Buchungen angezeigt:

Wiederkehrende Buchung 5.png

Verwaltungstool für wiederkehrende Buchungen

Über den eigenen Menübereich Wiederkehrende Buchungen können Sie die Verwaltung und Protokollierung der wiederkehrenden Buchungen aufrufen

In der oberen Ansicht sehen Sie die Gruppen der wiederkehrenden Buchungen und im unteren Bereich die dazugehörigen Buchungen. Über das Burger-Menü können Sie sowohl die Gruppen als auch die Buchungen ausdrucken.

Übernahme der wiederkehrenden Buchung

Die Übernahme der wiederkehrenden Buchung erfolgt über das Verwaltungstool. Sie können über das Burger-Menü einzelne Gruppen oder alle Gruppen gleichzeitig übernehmen:

Es öffnet sich eine weitere Maske zur Eingabe des Buchungsdatums und der Buchungsperiode

Wiederkehrende Buchung 8.png

Sie entscheiden hier auch, ob die erzeugten Buchungen sofort verarbeitet oder im Stapel gebucht werden. Eine zeitversetzte Übernahme steht Ihnen nur bei der Enterprise-Version der Sage 100 zur Verfügung

Mit OK wird geprüft, ob es wiederkehrende Buchungen für die Buchungsperiode gibt und ob diese noch nicht übergeben wurden. Mit der Übernahme wird eine eigene Buchungssitzung angelegt und die Buchung in diese Sitzung übernommen. Eine Hinweismeldung zeigt die Anzahl der Buchungen an:

wiederkehrende Buchung 9

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Eine mehrmalige Übernahme der Buchung ist nicht möglich, da dies vor der Übernahme bereits geprüft wird.

Wiederkehrende Buchung löschen

Wird die wiederkehrende Buchung nicht mehr benötigt, so können Sie die folgenden Wiederholungen löschen:

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Mit dem Löschen werden nur folgende Buchungen nicht mehr möglich. Alle zuvor erfassten oder übernommenen Buchungen bleiben unverändert vorhanden.

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